Три основные причины, по которым юридические фирмы не используют технологию цифровой диктовки

В своей профессии я часто задаю много вопросов. Действительно, это необходимо. Виртуальный помощник — это тот, кто должен знать как можно больше о системах конкретного клиента или способах наилучшей настройки и использования доступных технологий, чтобы помочь им сделать это лучше, быстрее и дешевле — все, что клиент хочет получить.

Я начал свою карьеру VA почти восемь лет назад, и я ограничиваю свою практику виртуальной помощью для юридической отрасли. На протяжении многих лет я спрашивал многих адвокатов, администраторов юридических фирм, помощников юристов, менеджеров по персоналу, частных детективов, ИТ-администраторов, управляющих партнеров, офис-менеджеров, секретарей и других о процессах, используемых в их юридических офисах. Кто-то использует программное обеспечение для управления документами, кто-то нет. У кого-то есть сайты, у кого-то нет. Почти безошибочно на вопрос, чем юристы пользуются для диктовки, самый распространенный ответ: магнитофон.

Это хорошо, потому что диктовка — очень эффективный процесс, даже при использовании ленты. Согласно диктофону, в 1952 году записываемый диктант был установлен как «экономия времени по сравнению с рукописным вводом и стенографией среди юристов, врачей и других специалистов». Первый кассетный магнитофон появился на рынке в 1973 году. Вы верите этому? Тот же маленький диктофон, который до сих пор используется большинством компаний в США, является технологическим эквивалентом прослушивания 8 песен!

В любом случае, если ваш бизнес использует магнитофонную диктовку, то вы уже знаете, что запись фактического продукта вашей деловой работы — это хороший способ выполнить задачи, а если ваш бизнес не использует диктовку, возможно, вам следует перейти на цифровые технологии, поэтому читайте на.

Почему стоит перейти на цифровой диктант?

Хотя это не так старо, как сама диктовка, цифровая диктовка существует уже давно. Медицинская профессия использует технологию цифровой диктовки (повестки и портативные диктофоны) уже более десяти лет. Почему? Переход на цифровую диктовку позволил больницам, клиникам, врачебным кабинетам и страховым компаниям:

o возможность удаленной работы врачей с использованием телефона или портативного диктофона и выхода в интернет

o централизация документооборота для многих пользователей, множество операций на странице

o возможность контролировать незавершенную работу и общую производительность

o возможность отслеживать и сообщать о различных показателях и критериях

o возможность использования удаленной транскрипции и экономия на персонале

С моей точки зрения, компания любого размера может получить столько же, сколько медицинская практика сравнимого размера, перейдя на цифровую диктовку — поэтому остается вопрос, с такой большой прибылью, почему они этого не сделали!? (Перечитайте список выше, помня о своем бизнесе.)

Почему предприятия не используют цифровую диктовку?

Я считаю, что основная причина в том, что никто еще не поднял 2% 2B2. Поскольку технология цифровой диктовки не является «новой», ей уделялось мало внимания за пределами медицинской отрасли. Однако недавно британские и другие европейские юридические фирмы попали в новости, обсуждая, что переход на цифровую диктовку оказался проще и лучше, чем ожидалось.

А у нас в США?

Ниже перечислены (в обратном порядке) три основных ответа, которые я получил за последние годы на вопрос: «Почему ваш бизнес не перешел на цифровую диктовку?»

Номер 3: «Цифровой диктант, разве это не распознавание речи?»

Нет, распознавание речи — это не цифровая диктовка. Распознавание речи — это программное обеспечение. Он берет человеческий голос и преобразует его в текст. Программное обеспечение для распознавания речи требует обучения каждого конкретного пользователя — часов обучения для большинства приложений, что делает внедрение этой технологии нецелесообразным для большинства компаний.

Цифровая диктовка — это запись вашего голоса с помощью программного или аппаратного обеспечения, обеспечивающего функции диктовки — остановка, перемотка назад, вставка и т. д. Однако в случае цифровой техники запись не идет на ленту, она сохраняется в виде аудиофайла (т.е. .wav, .dss). В отличие от распознавания речи, цифровая диктовка требует транскрипции и программного обеспечения для ввода записанных мыслей.

Кстати, одна из причин, по которой я твердо верю, что программное обеспечение для распознавания речи никогда не заменит хорошего юридического секретаря / специалиста по транскрипции — сколько бы вы его ни обучали, оно никогда не поймает вас на слове «обвиняемый», а вы должны сказать «причина»! 😉

Так что, хотя вы, возможно, слышали или читали о ловушках технологии распознавания речи, цифровая диктовка — это совсем другое дело.

Номер 2: «Если не сломалось…»

Да, магнитофонная диктовка была и есть десятилетиями, но то же самое и с пишущей машинкой, счетами и даже компасом. Переход на цифровую диктовку — это не исправление, а улучшение известного процесса. Это естественная эволюция диктовки – от человеческой (наборы), через записанную (ленту) к цифровой (звуковой файл).

При переходе на цифровую версию важно подчеркнуть, что записывающим устройствам больше не нужно находиться в том же физическом месте, что и записывающее лицо, или, говоря современным языком, они могут работать удаленно! В зависимости от того, как настроен процесс захвата, пока у диктаторов вашей компании есть доступ к телефону или Интернету, они могут генерировать оплачиваемое время.

Поскольку файл диктовки, созданный в цифровом формате, является электронным, им можно манипулировать так же, как и любым другим компьютерным файлом — хранить, передавать по сети и т. д. Это делает сам файл диктовки гораздо более удобным и удобным для пользователя в современной электронной среде (сети, несколько офисов, программное обеспечение для управления документами, требования к хранению).

Наряду с возможностями удаленной работы для корпоративных диктаторов, переход на цифровую диктовку гарантирует, что каждый файл регистрируется и отслеживается по мере его продвижения, или все данные, которые просто не может предоставить диктовка на магнитной ленте. Возьмите кассету и спросите у адвоката, что на ней написано, и посмотрите, что он скажет! Однако, если это был цифровой файл, вы всегда знаете, когда файл был создан, кем, какова его длина, для какого клиента он предназначен, о чем он и многое другое.

Таким образом, как для администратора, так и для диктатора переход на цифровую диктовку предлагает значительное улучшение работы.

и… мой любимый ответ на…

«Почему ваш бизнес не перешел на цифровую диктовку?»

Номер 1: «Мы не любим перемен».

Я не шучу! Я слышал это предложение больше раз, чем я хотел бы признать!

Помимо, конечно, ответа, который помогает мне понять, что компаниям может потребоваться вечность для принятия решений, это немного загадка. Почему? С переходом на цифровые технологии мало что изменилось в процессе для диктатора. Фактически, Olympus и другие крупные производители даже имеют портативные цифровые рекордеры в своей профессиональной линейке, которые имеют ползунковый переключатель. Действительно, цифровой рекордер, который имитирует функции аналогового рекордера.

Поэтому при правильной настройке, кроме того, что адвокату не приходится вставать со стула, чтобы передать ленту секретарю (или уходить в ее кресле), при переходе на цифру диктаторы не » делать» что-нибудь еще.

Завершение всего

В какой-то момент каждой компании приходится взвешивать все за и против каждой технологической модернизации. Поскольку для поддержания конкурентоспособности требуется все больше и больше аппаратного и программного обеспечения, неудивительно, что никто не ищет очередного «апгрейда». Однако, в отличие от большинства технологий, доступных сегодня, технология цифровой диктовки не является «новой». Он очень стабилен и уже более десяти лет проходит всесторонние испытания, успешно развертывается и используется в средах любого размера.

Это должно, ИМХО, сделать переход на цифровую диктовку необходимостью для технологического бюджета любой компании на 2009 год.